Ana Lúcia Maida é Bacharel em Biblioteconomia e Documentação, pela Faculdade de Biblioteconomia e Documentação da Fundação Escola de Sociologia e Política de São Paulo, e tem especialização em Gestão de Documentos. Iniciou a carreira em gestão documental como estagiária na Rhodia. Na Johnson & Johnson desde 1987, coordenou aimplantação do Centro de Documentação da Garantia da Qualidade. Atualmente coordena o processo de Records Management (Gerenciamento de Registros) na J&J Medical América Latina, cobrindo 12 países.

CONTENT DIGITAL: Quais as principais conquistas de sua área na gestão de documentos e conteúdos?

ANA LÚCIA: Existe um programa mundial da J&J, no qual todas as empresas do grupo precisam se adequar a uma série de procedimentos que garantam o manuseio, preservação, acesso e destruição de todos os registros da empresa, tanto em papel quanto eletrônicos.

Atualmente somos benchmark no grupo J&J no processo de gerenciamento de registros. Fomos o primeiro departamento administrativo da J&J a utilizar as ferramentas do Processo Lean na implementação de projetos de melhoria de produtividade.

CONTENT DIGITAL: Qual é o seu principal desafio em relação ao tratamento e disponibilização de documentos digitais para todas as unidades da empresa?

ANA LÚCIA: Em minha opinião, o principal desafio é a disseminação da cultura de dispensa da criação do documento em papel. Não precisa tirar uma cópia e enviar “pelo correio” ou imprimir e assinar para que ele tenha validade.

Mas isso não é “culpa” somente dos nossos usuários. Quase mensalmente sofremos fiscalizações, auditorias, pericias e tudo o mais como qualquer outra grande empresa. E alguns dos profissionais desses órgãos ou entidades exigem copias de documentos em papel, não aceitando o documento eletrônico, digitalizado.

Mas isso também está acabando. Em alguns casos é possível gravar todas as informações em um DVD e enviar ao perito. É um processo muito mais ágil e seguro. Há pouco tempo recebemos uma notificação para apresentarmos cerca de 300 relatórios de um determinado processo. Estavam todos digitalizados e na Web. Fizemos uma pesquisa, utilizando uma das chaves de busca e em cerca de 30 minutos o DVD estava na mão do requisitante

CONTENT DIGITAL: Como se dá a integração dos processos de gestão documental com a intranet corporativa?

ANA LÚCIA: Os colaboradores da empresa precisam ter acesso cada vez mais rápido à informação. É preciso fornecer a informação certa , no momento certo e para o profissional certo. Com base nessas premissas, a Intranet é a ferramenta mais adequada para centralizarmos todo o nosso processo de gestão documental.

Todos os sistemas são acessados a partir da Intranet, sempre com login e senhas para preservar a confidencialidade das informações, bem como a confiabilidade do processo.

Uma grande variedade de documentos é digitalizada e disponibilizada em sistemas seguros e validados, permitindo o acesso imediato em qualquer lugar do mundo com acesso à rede mundial de computadores.

Além desse processo, existem outros sistemas que estão ligados à Intranet. Como a Universidade Virtual, no qual são disponibilizados treinamentos para qualquer funcionário da empresa em diversos idiomas, à sua escolha. O próprio sistema gerencia quais funcionários fizeram ou não o treinamento.

Hoje se o funcionário precisar fazer uma requisição de compra, dar baixa em um ativo fixo, agendar suas férias, imprimir seu holerite, pesquisar o relatório de validação de um equipamento, pesquisar a nota fiscal de um fornecedor, o caminho é a Intranet.

CONTENT DIGITAL: Quais os fatores que você considera essenciais para uma empresa atingir o ideal do acesso à documentação estratégica através de um ambiente digital?

ANA LÚCIA: Hoje é quase impossível uma empresa sobreviver sem o uso da tecnologia, mas essa necessidade vem agregada a um grave problema. O risco e a vulnerabilidade das informações.

É preciso, cada vez mais, que a empresa tenha políticas e sistemas que minimizem esses riscos. O uso de logins e senhas de acesso, com atualizações periódicas e de alta complexidade, são os passos iniciais para se ter um ambiente digital seguro.

Os documentos devem ser protegidos de alterações indevidas e não autorizadas e acessos não permitidos. O uso de dispositivos como Pen Drive, Notebooks etc. são potencias portas de entrada de vírus e outros perigos.

As empresas devem ter processos de monitoramento constante da rede, política de uso de periféricos e aplicativos além de proibir a atualização de aplicativos feita pelo próprio usuário. Esses são, em minha opinião, alguns dos fatores que irão garantir ou minimizar efeitos devastadores no acesso às informações (estratégicas ou não) da Companhia.

CONTENT DIGITAL: Nessa trajetória de dedicação e construção da imagem de sua área, quais as principais barreiras que você enfrentou para chegar ao atual estado de sofisticação?

ANA LÚCIA: O arquivo em uma empresa normalmente é considerado como um departamento secundário, sem valor agregado ao negócio.

Felizmente na J&J isso não aconteceu. Sempre tivemos muito apoio da direção da empresa para a realização de nossas atividades. Acredito que isso se deva ao fato de nunca termos trabalhado pensando em sermos apenas um lugar para guardar documentos. Somos mais do que isso. Somos um departamento que proporciona a liberação do profissional para a realização das atividades para a qual ele foi contratado. Um Engenheiro, Técnico de Qualidade, Operador, Assistente Administrativo não foram contratados para arquivar documentos e sim realizar atividades técnicas, produzir, vender etc.

O Centro de Documentação da J&J existe para auxiliar esses profissionais, agilizar suas atividades, como, por exemplo, o atendimento a um cliente externo ou a um paciente. Sempre estivemos em busca de atualização (tecnológica ou não) para tornar nossos serviços mais eficientes e rápidos.

Em 2007 demos inicio a implementação de um projeto Belt utilizando a metodologia do Lean Process (eliminar desperdícios) - uma ferramenta muito usada em processos fabris. Foi o primeiro projeto Lean em uma área administrativa da J&J, provando que a ferramenta pode ser utilizada em qualquer processo.

Reduzimos em 95% o tempo de espera para um documento ser arquivado e em 30% a área ocupada pelo Centro de Documentação. Implementamos um Kanban de caixas vazias (para envio de documentos para digitalização ou armazenagem externa) [nota 3]; padronizamos o envio de documentos com a utilização de código de barras nos documentos com maior demanda de organização e volume e implementamos métricas. Todas essas ações foram feitas sem que fosse preciso qualquer gasto ou investimento em processos e equipamentos.

O único gasto que tivemos, foi a compra de um quadro para as medições.

Todas essas ações resultaram na agilidade da disponibilização da informação aos nossos usuários e uma vantagem competitiva para a nossa empresa.

É muito importante ressaltar que esses resultados foram atingidos sem que houvesse qualquer redução na quantidade de documentos recebidos pelo Cedoc (Centro de Documentação), ou a necessidade de contratação de mão-de-obra.

E não paramos por ai. Estamos sempre buscando a melhoria continua. Não nos acomodamos e sempre identificamos algo para melhorar.

CONTENT DIGITAL: Sabemos que os aspectos culturais são barreiras muito difíceis de transpor. Como você sugere lidar com esses aspectos vitais para o sucesso do projeto?

ANA LÚCIA: Acredito que uma das principais barreiras que devemos transpor é a do monopólio da gestão da informação pelo profissional de Biblioteconomia. Hoje, somos aquele profissional que deve utilizar todo o conhecimento e experiência, para auxiliar os demais profissionais da empresa na criação de um documento e identificá-lo. Devemos criar uma taxonomia, um thesaurus com os termos mais utilizados na empresa, a fim de facilitarmos a recuperação de um documento.

A partir do momento em que conseguimos mostrar os benefícios que esse projeto irá trazer para a empresa, nós temos os usuários do nosso lado.

CONTENT DIGITAL: Como você vê o mercado de tecnologias para a área de documentação? Você o considera maduro ou sente falta de alguns serviços/produtos para implantar seus projetos? As soluções podem ser encontradas em um único produto ou ainda estão muito fragmentadas?

ANA LÚCIA: Esse mercado vem sofrendo mudanças ao longo dos últimos anos. Em 1995, quando iniciamos a pesquisa por um software de gestão documental, não foi nada fácil encontrá-lo - mas isso já é coisa do passado.

Hoje em dia existem muitas ferramentas integradas na qual é possível o gerenciamento do registro (documentos) em todo o seu ciclo de vida (criação, preservação, manuseio, localização e destruição). São sistemas amigáveis e de fácil manuseio, o que eu considero um dos maiores benefícios. O acesso é feito via web, pela Intranet de cada Companhia.

Se qualquer um de nós fizer uma pesquisa no Google sobre esse tema, irá encontrar uma infinidade de registros. Para ilustrar esse comentário, eu fiz essa pesquisa e encontrei 515.000 registros. Isso não significa que todos eles são referentes a uma empresa que está vendendo ou irá desenvolver um sistema, mas certamente acharemos aquilo que estamos buscando. Com muito mais facilidade do que no final dos anos 90.

CONTENT DIGITAL: Quais são os seus desafios para os próximos anos?

ANA LÚCIA: Para 2009 tenho o desafio de implementar o Programa de Gerenciamento de Registros em 11 países da América Latina, de acordo com os requisitos da J&J mundial. Garantindo o manuseio, preservação, acesso e destruição de todos os registros da Cia, tanto em papel quanto eletrônico.

Como já disse anteriormente, estamos sempre buscando a melhoria dos serviços prestados pelo Centro de Documentação da J&J Medical Brasil.

Notas Content Digital

• Garantia da Qualidade é um processo comum em muitos setores, mas especialmente crítico no setor de produtos para saúde, fortemente regulamentado pela FDA norte-americana (Food and Drug Administration), pela ANVISA brasileira, e por instituições congêneres na maior parte dos países. Requer o registro rigoroso, para efeito de auditoria e rastreabilidade de erros, de todas as operações que determinam, desde o projeto até a entrega, a composição e a forma como o produto é entregue ao cliente. Foi um dos processos mais responsáveis pelo surgimento e adoção de produtos para GED.

• O termo Belt é usado de forma equivalente a Seis Sigma, como é mais conhecido esse método de gestão de processos introduzido pela Motorola e adotado amplamente pela GE .

• Kanban é um método que se popularizou na engenharia de produção a partir da prática japonesa (o ícone desses novos modelos de gestão foi a Toyota) que se tornou conhecida mundialmente por causa da vantagem competitiva atingida pelas empresas japonesas nos anos 80.

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